Yhdistysdokumentit

Alla olevista tidostoista avautuu viimeisin sähköpostilla lähetetty jäsentiedote ja yhdistyksemme voimassa olevat säännöt.

Jos et ole saanut sähköpostia, niin laitathan viestiä yhdistyksemme sähköpostiin, niin lisäämme sinut sähköpostilistallemme.

TIETOSUOJASELOSTE: Pirkanmaan Bioanalyytikot ry

Selosteen päivämäärä: 8.11.2018

1. Rekisterinpitäjä

• Rekisterinpitäjä: Pirkanmaan Bioanalyytikot ry
• Osoite: Pihkakatu 10, 33340 Tampere
• Sähköposti: pirkanmaanbioanalyytikot@gmail.com

Pirkanmaan Bioanalyytikot ry (jäljempänä alueyhdistys) on Suomen Bioanalyytikkoliitto ry:n (jäljempänä liitto) jäsenyhdistys. Liitto on puolestaan Tehy ry:n yhteistyöjäsenjärjestö. Alueyhdistyksen jäsenet ovat yhdistyksen kautta myös liiton jäseniä.

Tehy ry tarjoaa jäsenrekisteripalvelut liitolle sekä alueyhdistykselle. Tässä yhtenäisrekisterissä alueyhdistys on rekisterinpitäjä, liitto ja Tehy ry ovat rekisterin käsittelijöitä.

Pirkanmaan Bioanalyytikot ry:n tietosuojapolitiikka on yhteneväinen Suomen Bioanalyytikkoliitto ry:n tietosuojapolitiikan kanssa.

Linkki 1: Tietosuojapolitiikka: Suomen Bioanalyytikkoliitto ry

Tehy ry ylläpitää Suomen Bioanalyytikkoliitto ry:n ja Pirkanmaan Bioanalyytikot ry:n yhteistä jäsenrekisteriä.

Linkki 2: Tehy ry:n jäsenrekisterin rekisteriseloste

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilönä toimii alueyhdistyksen puheenjohtaja. Tietosuojavastaavana toimii Tehy ry:n tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@tehy.fi.

3. Rekisterin nimi

Pirkanmaan Bioanalyytikot ry:n yhdistysrekisteri

Rekisteri koostuu jäsenrekisteristä, Yhdistysavain -portaalista ja kirjanpidosta.

4. Rekisteröidyt

Pirkanmaan bioanalyytikot ry pitää rekisteriä alueyhdistyksen jäsenistä. Yhdistyksellä on varsinaisia jäseniä (peruskoulutuksessa olevat bioanalyytikko-opiskelijat ovat varsinaisia jäseniä), kunniajäseniä ja eläkkeellä olevia jäseniä.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Pirkanmaan bioanalyytikot ry on rekisteröity yhdistys, jonka hallituksella on yhdistyslain §11 mukaan velvollisuus pitää luetteloa jäsenistään. Lain mukaan luettelossa on oltava vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu myös sopimukseen, oikeutettuun etuun tai henkilön antamaan suostumukseen. Tietoja kerätään vain perusteltuun tarkoitukseen ja niitä käsitellään lainmukaisesti, asianmukisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi. Henkilötietojen tulee olla täsmällisiä ja ajan tasalla. Kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan. Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Tietoja kerätään mm. seuraavia yhdistyksen ja liiton toimintaan liittyviä toimintoja varten:

• jäsenmaksujen perintä
• tiedottaminen
• tapahtumailmoittautuminen
• Bioanalyytikko -lehden tilaajarekisteri ja postitus
• jäseneduista tiedottaminen
• jäsentutkimuksiin

Liitto on julkaissut yleiset ehdot henkilötietojen käsittelyyn alueyhdistysten kanssa.

Linkki 3: Suomen Bioanalyytikkoliitto ry:n henkilötietojen käsittelyn yleiset ehdot Alueyhdistyksen kanssa

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

• Sukunimi
• Etunimet
• Kutsumanimi
• Sukupuoli
• Jäsennumero
• Henkilötunnus
• Postiosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maa
• Kieli
• Puhelin
• Matkapuhelin
• Lisäosoite
• Osoite virheellinen (kyllä/ei)
• Sähköposti
• Jäsenyys laskutettu (pvm)
• Jäsenlaskutuksen vuosi
• Viimeisin maksupäivä (pvm)
• Viimeisin laskun tila
• Tila
• Liittoon liittymispäivä
• Kiellot
• Tietoja saa käyttää tutkimuskäyttöön (kyllä/ei)
• Jäsenyydet: Yhdistys, jäsenlaji, alkupäivä, loppupäivä, päättymisen syy
• Luottamustoimet: Organisaatio, luottamustoimi, alkupäivä, loppupäivä

Yhdistysavain -portaaliin, jota käytetään yhdistyksen kotisivujen hallinnan lisäksi tiedottamiseen ja tapahtumailmoittautumisiin, kerätään seuraavat tiedot:

• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Tarvittaessa ilmoittautumisen yhteydessä:
  • Nimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Työnantaja
  • Laskutusosoite
  • Ruokavalio
  • Tarvittaessa muita tietoja

Yhdistyksen kirjanpitoa varten kerätään seuraavat tiedot:

• Yhdistyksen kokouksen yhteydessä kerätään nimilistat osallistujista.
• Yhdistyksen järjestämän tapahtuman yhteydessä kerätään nimilistat osallistujista.
• Yhdistyksen kirjanpitoa varten voidaan kerätä myös muuta lakisääteistä tietoa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti. Tiedot voivat olla yhdistyksen, liiton tai Tehy ry:n keräämiä.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Yhdistys ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa luovuttaa rekisteröityjen luvalla. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisesti.

Liitolla on oikeus käyttää alihankkijoita ”Suomen Bioanalyytikkoliitto ry:n henkilötietojen käsittelyn yleiset ehdot Alueyhdistyksen kanssa” -sopimuksen tarkoittamalla tavalla. Tällaiseksi alihankinnaksi katsotaan esimerkiksi Bioanalyytikko -lehden postitus.

Tietoja ei siirretä EU ja ETA -alueiden ulkopuolelle.

9.  Tietojen suojaus

Liitto ylläpitää jäsenrekisterin katseluoikeuksia. Näiden vaihtumisesta tiedotetaan liittoa ja huolehditaan vanhentuneiden oikeuksien (käyttäjätunnus ja salasana) poistamisista välittömästi henkilömuutosten tapahtuessa.

Yhdistys huolehtii Yhdistysavain -portaalin käyttäjäoikeuksien hallinnasta. Huolehditaan vanhentuneiden oikeuksien poistamisesta välittömästi henkilömuutosten tapahtuessa. Kirjataan yhdistyksen hallituksen pöytäkirjaan, kenelle tunnukset on päätetty antaa.

Arkistoidaan yhdistyksen paperiset asiakirjat huolellisesti lukituissa kaapeissa.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Pirkanmaan Bioanalyytikot ry:n jäsenrekisteritietojen säilytysajat ovat yhtenevät Tehy ry:n kanssa.

Yhdistysavain -portaalista poistetaan eronneiden jäsenten tiedot vähintään vuosittaisen katselmoinnin yhteydessä. Tapahtumailmoittautumisiin kerätyt tiedot poistetaan tapahtuman loppumisen jälkeen.

Kirjanpitolain mukaiset dokumentit säilytetään lain 10§ mukaisesti vähintään 10 vuotta.

11. Tietojen käsittelijät

Jäsenrekisteri: Alueyhdistyksen puheenjohtajalla on katseluoikeus jäsenrekisteriin. Liiton puheenjohtajalla ja järjestösihteerillä on rekisterin pääkäyttäjätunnukset ja muokkausoikeus.

Yhdistysavain -portaalin ylläpitäjinä ovat yhdistyksen puheenjohtaja ja hallituksen kokouksessa erikseen päätetyt henkilöt.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksen tekoa ei käytetä.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.